So gestaltest Du den Onboarding-Prozess perfekt
- Lars Lilienthal
- 8. Apr. 2023
- 5 Min. Lesezeit
Ein toller erster Eindruck hebt die vorfreude und sorgt für schnelle Integration
Um neu hinzugewonnene Mitarbeitende schnell gut integrieren zu können, bedarf es eines klaren Prozesses. Alle Maßnahmen zur Eingliederung neuer Mitarbeiter in eine neue Arbeitsumgebung bezeichnet man als Onboarding. Beim Onboarding sind die Übergänge zwischen digitalen und persönlichen Vis-a-Vis Elementen fliessend. Ein gut strukturiertes Onboarding hat viele positive Effekte für die neuen Mitarbeitenden, erleichtert Ihnen den Einstieg und reduziert die Abwanderungsquote. Im allgemeinen Verständnis lässt sich dieser Prozess in 3 Phasen unterteilen:
Die Preboarding Phase beginnt quasi nach Vertragsabschluss und endet am 1. Arbeitstag. Hier ist wichtig, dem neuen Mitarbeitenden wertschätzend in der Kommunikation zu begegnen. Mit für alle Mitarbeitende gleich formulierten Auto-Response E-Mails aus dem SAP und anderen Verwaltungstools wird man hier nicht wirklich einen tollen Eindruck hinterlassen können.
Vorfreude Wecken - Positive Gefühle bestärken
Eine Möglichkeit ist eine wirklich professionelle Recruiting-Broschüre zu entwerfen. In der (digitalen) Recruiting-Borschüre sollten folgende Dinge sich widerfinden:
1. Ein persönliches herzliches Willkommensschreiben, in dem man nochmals hervorhebt, welche Qualifikationen (auch persönliche!) man besonders toll findet und sich zugleich sehr freut, diesen neuen (besonderen) Menschen als Kollege (m/w/d/u) herzlich in seinem Unternehmen / Team begrüßen darf.
2. Vorstellen von Ansprechpartnern, Vorstellen direkter Mitarbeitender mit kurzem persönlichen Steckbrief. Freischalten von Online-Schulungskalendern um Möglichkeit zu geben Einblick zu erhalten und ggf. erste Termine planen und buchen zu können.
3. Beschreibung der Unternehmenskultur, der Werte und der vorherrschenden Arbeitsweise: Zusätzlich eingehen auf die Mega-Trends und wie diese im Haus gelebt werden bzw. Berücksichtigung finden:
Diversity und Inklusion (Miteinander, kulturelle und sexuelle Vielfalt willkommen, Familienfreundliches Arbeiten (KITA) usw..
New Work, Digitalisierung und Lebenslanges Lernen (Home-Office, E-Learning)
Gesundheit (Betriebliches Gesundheitsmanagement , Smoothie-Tuesday, Kooperationen),
Corporate Social Responsibility (Nachhaltigkeit, Ökologie, soziale Verantwortung) durch: regionale + saisonale Produkte für Kantine, keine Wegwerfprodukte, Workshops um auch MA für diese Themen zu sensibilisieren-> Wanderung in Begleitung eines Försters plus Bäume pflanzen
Soziales Engagement Vereins-Sponsoring, Schools-Day
E-Mobilität: E-Bikes /E-Scooter zur kostenfreien Nutzung am Standort und verbilligt für Zuhause, E-Ladestation auf dem Firmengelände, vergüngstigte ÖPNV-Tickets
Hinweise zu besonderen Events, Vergünstigungen, Partnerschaften (Bio-Händler/Bauernhöfe, Fitness- und Yogastudios, KITAS, Autowasch-Anlagen, regionaler Supermarkt usw. Bonussystemen und zusätzlichen Gratifikationen, steuerfreier Sachbezug als customized Gutschein für Online-Shops usw.)
Ein Social Intranet wäre eine weitere Möglichkeit, bei neuen Kollegen (m,w,d,u) in der Pre-Boarding Phase die Neugier bis zum 1. Arbeitstag hochzuhalten. Dort gibt es ganz tolle Möglichkeiten digitale Inhalte für Newbies zu hinterlegen. In Zeiten von Corona Pandemie und Home-Office Pflicht, kommt ein individuelles Welcome-Video oder ein Kurzprofil der neuen Kollegen sehr gut an. Ebenso wie die Möglichkeit auf das interene Schulungs- und Weiterbildungsangebot bereits zugreifen zu können, mit dem persönlichen Vermerk, gern passende Termine für interessante Themen schon blocken zu dürfen. Auch der Ablauf der Einarbeitung mit fixen Terminen kann bereits eingesehen werden und mit welchen Menschen man zukünftig berufich zu tun haben wird.
Eine Chat-Funktion erlaubt jederzeit Fragen stellen zu können. Tutorials mit Fragen und Feedback-Möglichkeiten kann man ebenfalls schon in dieser Phase zugänglich machen. Wenn gewünscht, lassen sich weitere Funktionen für "Neu an Board Kommende" freischalten, um die interne Kommunikation und den Workflow von Projekten besser verstehen zu können. Das ganze lässt sich natürlich selbstverständlich mobil als App nutzen. Zusätzlich kann man interessante Instrumente zu effektiven Arbeitsgestaltung natürlich vermitteln wie Zeitmanagement oder gesundes Arbeiten.
Durch dieses „Pre-Boarding“ ist es möglich Unmengen von Papierkram zu vermeiden, ein Willkommensgefühl im Unternehmen zu erzeugen und die Nerven in den ersten Wochen zu schonen.
Manche Unternehmen haben eine spezielle Onboarding-App, wo man beispielweise auf spielerische Art den Campus entdecken kann. Sicherlich ist dies ganz nett für Azubis.
„Generell bin ich ein großer Befürworter für ein Social Intranet. Es erhöht die Effizienz beim Wissenstransfer, sorgt für nachvollziehbare Transparenz bei Entscheidungen, hält das Informationsniveau aller Mitarbeitenden hoch und ermöglicht Interaktion untereinander und somit Identifikation & Fortschritt.”
In der Orientierungsphase ist es das Wichtigste, dem neuen Mitarbeitenden oder neudeutsch "New Hire" das Gefühl zu geben, dass seine Entscheidung absolut richtig war, für mein Unternehmen arbeiten zu wollen. Der New Hire sollte sich idealerweise durch den durchlaufenden Prozess der Candidate Experience, den gesammelten Eindrücke durch die Recruitingbroschüre, Social Intranet Informationen, Infos auf der Karriereseite und in Unternehmensprofilen auf LinkedIn, Kununu, Xing, Smalltalks mit den Teamkollegen und Vorgesetzen bestätigt fühlen, dass er hier eine Arbeitsumgebung vorfindet, die gut zu seinen individuellen Werten und Anforderungen passt.
Das schnelle, soziale Wohlfühlen am Arbeitsplatz erfordert eine präsente Führungskraft und zugewandte, wenig gestresste Kollegen. Daher sollte man in dieser Phase idealerweise dafür sorgen, dass wenig Projekte oder Deadlines anstehen.
Ein Blumenstrauss als Begrüßung durch die Personalleitung, ein lockeres Kennenlernen der neuen direkten Kollegen, ein gemeinsames Teamfrühstück, das Kennenlernen der Geschäftsleitung sind die bekannten und lange etablierten Möglichkeiten, das Auftauen zu beschleunigen. Wenn nicht schon in der Preboarding Phase durch ein digitales Tool umgesetzt, sollte nun dem/-r neuen Kollegen /-in neben dem klassischen Einarbeitungsplan inkl. Weiterbildungprogramm, der Zugang zu einem E-Learning Campus mit Erklärvideos, Tests und Lernfragen integriert in ein Social Intranet, weitere Einblicke ermöglichen, die Kultur und Prozesslandschaft des Unternehmens weiter kennen zu lernen.
Be unique - Zeige deine einzigartige Erlebniswelt
Für die Integrationphase ist es besonders wichtig, den Mitarbeiter in die einzigartige Erlebniswelt des Arbeitgebers mitzunehmen. Man sollte sich als alles andere präsentieren, als ein hierarchisch geprägtes Bürokratiemonster- sprich schlanke, einfach nachvollziehbare Prozesse sind ein muss, um den New Hire den Einstieg in die neue Arbeitsumgebung so einfach wie möglich zu ermöglichen.
Be unique! Wichtiger Punkt hier:
MA wollen bei Ihrem neuen Arbeitgeber idealerweise sich selbst verwirklichen, sich in einem sympathischen Team und Arbeitsumgebung wiederfinden und spannende Erlebnisse spüren. Damit fängt es an! Wie?
Hinweis auf spannende Team-Building-Maßnahmen und hier auch breites Interesse zeigen – sich als offener, flexibler und unkomplizierter nicht starrer Arbeitgeber präsentieren (Kletterpark, Flossbau, Achtsamkeitsworkshops und Hautkrebsscreening durch BGM-Maßnahmen, Wanderungen, Sommer-Olympiade (als Teambuilding in punkto Inklusion-Diversity), Adventsspecials, Grillen an Sommertagen, Escape Rooms (auch online) Themen-Essen zur Fussball EM usw.. Ziel immer gemeinschaftlich schönes Erleben – good Vibes vermitteln!
„Das individuelle Erleben des Onboarding, sprich der ersten Monate im neuen Unternehmen, spielt zusammen mit dem Verhalten und Agieren der direkten Führungskraft und Teammember die Hauptrolle, ob es zu einer längeren Zusammenarbeit kommt.”
Der Vollständigkeit halber sei hier kurz der Offboarding-Prozess noch genannt, denn wie Mitarbeiter (m,w,d,u) das Unternehmen verlassen, mit welcher Gefühlswelt, das spricht sich schneller und digital weiter rum, als einem bewusst sein mag. Mit anderen Worten zeigt sich die Bedeutung so:
„„Der wahre Charakter eines Menschen, zeigt sich nicht bei der ersten, sondern bei der letzten Begegnung.“
Es gibt eine Vielzahl von Gründen, weshalb ein Mitarbeitender (m,w,d,u) das Unternehmen verlässt. Generell sollte immer ein empathisches, wertschätzendes und offenes Gespräch geführt werden. Idealerweise führt dies nicht der direkte Vorgesetzte, sonderen die Personalleitung.
Das Arbeitszeugnis sollte am letzten Tag persönlich übergeben werden. Bei langjährigen Mitarbeitenden, sollte man diese, zusätzlich mit der Überreichung eines Präsents und der Anwesenheit des direkten Vorgesetzen (m,w,d,u) und des Geschäftsführers (m,w,d,u) respektvoll verabschieden. Ein "Abschieds-Get-Together" 6 Wochen vorher sollte jedem Mitarbeitenden, der über 2 Jahre in einem Unternehmen tätig war, ermöglicht werden. Im kleinen Rahmen versteht sich.
Idealerweise nutzt die Personalleitung das Abschiedsgespräch dafür, konkrete Handlungsempfehlungen ableiten zu können, was man zukünftig besser machen kann.
Alles Basics, nur der Vollständigkeit halber kurz genannt.
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